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26.04.2017 19:32
eMail Archivierung

eMail Archivierung

Rund 35 Milliarden eMails landen Tag für Tag in den elektronischen Postfächern weltweit.
Damit zählt die elektronische Post zu den beliebtesten und meistgenutzten Diensten, die das Internet zur Verfügung stellt.

Die Kommunikation via eMail hat sich in dem letzten Jahrzehnt bedeutend gewandelt.
Wurde früher eMail nur als schnelles, formloses und vor allem unverbindliches Mittel zur Kommunikation angesehen,
wird heutzutage - genau genommen seit dem 1. Januar 2007 - jede Mail sogar als Geschäftsbrief angesehen.

Heute werden Dokumente, wie Bestellungen, Rechnungen, Kommunikation mit Banken oder Versicherungen, Auftragsbestätigungen usw. per eMail verschickt. Diese Dokumente müssen zum Teil natürlich auch archiviert werden. Oftmals ist aber nicht klar welche eMail in die Archivierung muss und welche nicht.
Die Antwort auf diese und andere Fragen haben wir hier zusammengestellt.

Warum sollten Sie Ihre eMails archivieren?

In Unternehmen ist eMail ein Hauptbestandteil der internen und externen Kommunikation.
Die täglich rapide wachsende Datenflut, die durch eingehende eMail Mitteilungen entsteht, bringt gleichzeitig gesetzliche Anforderungen zur Aufbewahrung der Inhalte mit sich.
Alle e-Mails sind zunächst offizielle Aufzeichnungen, die es für eine gewisse Zeit und aus verschiedenen Gründen aufzubewahren gilt.
Ein effektives eMail Managementsystem sollte es ermöglichen, ältere Korrespondenz schnell zu finden und darauf zuzugreifen. Korrespondenz, die während der Arbeit entsteht, ist nicht das persönliche Eigentum des Mitarbeiters, sondern vielmehr das des Unternehmens und in gewisser Weise auch das staatlicher Institutionen (z.B. Finanzamt).
Intern Zugriffsberechtigte oder Behörden sollten gegebenenfalls darauf zugreifen können.
eMails können wichtige Transaktionen oder Entscheidungen von Firmen oder Behörden dokumentieren und stellen in diesem Fall eine Art Beweismittel dar. Hieraus entsteht die gesetzliche Verpflichtung zu einer Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen/Bescheinigungen.

Gibt es eine gesetzliche Grundlage die zur eMail Archivierung verpflichtet?

Ja, die gibt es. eMails zum Beispiel, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen der Abgabenordnung (AO) zu archivieren. Aber auch eMails, die Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) darstellen.

Eine (elektronisch übersandte) eMail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Zum Beispiel eine Abrechnung der Reisekosten in einer Excel Datei.

Nach den Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Abschnitt VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" sind auch eMails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.

§ 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
§ 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen


Welche eMails müssen archiviert werden?

eMails die Dokumente im Sinne von Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen darstellen.
Das sind:

  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse,
  • Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene und abgesandte Handelsbriefe1 oder
  • Buchungsbelege.

1Ein Handelsbrief ist ein Schriftstück, das der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient.

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen bei der eMail Archivierung?

Die Aufbewahrungsfrist für archivierte eMails beträgt sechs Jahre für die Handelsbriefe und zehn Jahre für alle anderen oben genannten Mails. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Diese Fristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt.

GDPdU - Alles rund um die digitale Betriebsprüfung

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 festgelegten Änderungen der Abgabenordnung erhält die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2002 im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen.

Elektronische Langzeitarchivierung

Man spricht von Langzeitarchivierung, wenn die Informationen mindestens 10 Jahre aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden.

Revisionssichere elektronische Archivierung

Man spricht von revisionssicherer Archivierung, wenn die Archivsystemlösung den Anforderungen des Handelsgesetzbuches §§ 239, 257 HGB sowie der Abgabenordnung und den GoBS an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt.


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Zuletzt aktualisiert am Samstag, den 11. Juli 2009 um 13:31 Uhr